Le Règlement d'Ordre Intérieur

Titre I — Éthique du « Nous-isme » et Intégrité

Article 1 — Primauté du « Nous » et conflits d'intérêts

En application de l'Art. 21 des Statuts et du Principe 2 de la Charte, tout administrateur, membre effectif ou délégué à la gestion journalière doit :

• déclarer par écrit, avant le 31 janvier de chaque année, tout intérêt personnel direct ou indirect lié aux activités de l'ASBL ;
• se retirer de la séance et s'abstenir de voter pour toute décision concernant un parent jusqu'au 2e degré, un conjoint ou une organisation dans laquelle il a un intérêt.

Le non-respect de ces obligations constitue un comportement contraire aux valeurs du « Nous-isme » et peut fonder une exclusion [Art. 10 Statuts]. Tolérance zéro est appliquée en matière de corruption, conformément au Principe 7 (Économie du Partage).

Article 2 — Anti-blanchiment et financement éthique

Conformément à l'Art. 12 des Statuts et au Principe 7 de la Charte :

• vérification systématique des donateurs, partenaires, fournisseurs et prestataires de services au-delà de 1.000 € sur les listes de sanctions ONU, UE et OFAC (Etats-Unis), incluant une vérification de non-lien avec des organisations terroristes ou groupes armés inscrits sur ces listes ;
• interdiction absolue de recevoir ou de transférer des fonds vers des personnes ou entités liées à des crimes de guerre, des crimes contre l'humanité ou des groupes armés ;
• les obligations relatives au registre UBO sont régies par l'article 24 du présent ROI.

Titre II — Dignité humaine et Parole Tisseuse

Article 3 — PSEA : Protection contre l'exploitation et les abus sexuels

En application des Principes 3 (Parole Tisseuse) et 4 (Écoute Éveillée) de la Charte :

• interdiction absolue de toute relation sexuelle, de tout harcèlement ou de toute exploitation entre le personnel de TUZAFRIKA et un bénéficiaire ;
• suspension conservatoire immédiate de la personne mise en cause ;
• tout fait susceptible de qualification pénale est signalé sans délai aux autorités judiciaires ; la médiation préalable prévue à l'Art. 31 des Statuts ne s'applique pas aux infractions pénales ;
• le Collège des Fondateurs [Art. 17 Statuts] est saisi pour le seul volet disciplinaire interne, dans le respect des droits de la défense.

Article 3bis — Mécanisme de plainte des bénéficiaires

Distinct du canal d'alerte interne visé à l'Art. 5, un canal de plainte est mis à la disposition des bénéficiaires et communautés touchées par les activités de TUZAFRIKA : plainte@tuzafrika.org, ainsi qu'un relais oral via les médiateurs de terrain, dans l'esprit de l'Écoute Éveillée (Principe 4 de la Charte). Toute plainte fait l'objet d'un accusé de réception sous 7 jours calendaires et d'une réponse motivée sous deux mois. Le mécanisme est accessible dans les langues locales des zones d'intervention et ne requiert aucune formalité écrite pour les personnes ne sachant pas lire ou écrire.

Article 4 — Protection de l'enfance

• règle des deux adultes obligatoire pour toute activité avec des mineurs ;
• extrait de casier judiciaire (Modèle 2) exigé pour tout poste en contact régulier avec des mineurs.

Ces mesures incarnent le Principe 10 (Incarnation par l'Exemple).

Article 5 — Mécanisme d'alerte « Parole Tisseuse »

• canal confidentiel : alerte@tuzafrika.org, géré par le Collège des Fondateurs [Art. 17 Statuts] ;
• protection du lanceur d'alerte : aucune sanction ni représailles, conformément au Principe 6 (Réalisme du Pardon).

Article 5bis — Traitement des alertes

Accusé de réception sous 7 jours calendaires. Enquête clôturée sous 3 mois au maximum, avec droit de réponse de la personne mise en cause, dans le respect des droits de la défense consacrés à l'Art. 10 des Statuts.

Titre III — Économie du Partage et Gestion financière

Article 6 — Ressources conformes au but

Rappel de l'Art. 12 des Statuts : les ressources proviennent des droits d'adhésion, cotisations, dons, legs, subventions et recettes d'activités accessoires. Toute ressource doit servir le but désintéressé défini à l'Art. 5 des Statuts.

Article 6bis — Éligibilité des coûts et frais généraux

Les dépenses imputées à un financement de projet respectent les règles d'éligibilité de la convention applicable. Sauf disposition contraire d'un bailleur, un taux de frais généraux (overhead) de 7 % maximum des coûts directs peut être appliqué pour couvrir les charges de fonctionnement de l'association. Toute dépense non explicitement prévue par une convention de financement est couverte par les ressources propres de l'association, conformément à l'Art. 12 des Statuts.

Article 7 — Séparation des fonctions

En application du Principe 7 (Économie du Partage) : nul ne peut cumuler les fonctions d'initiateur de dépense, d'approbateur et de payeur. Le Trésorier [Art. 19 Statuts] ne peut valider ses propres notes de frais.

Article 7bis — Paiements et traçabilité

• le virement bancaire est la norme ;
• le Mobile Money est autorisé uniquement sur un compte professionnel au nom de TUZAFRIKA ASBL, avec reçu, identifiant de transaction et validation par deux administrateurs, conformément au principe de double signature de l'Art. 23 des Statuts ;
• les paiements en espèces sont limités à 300 € par mois, avec carnet à souches et double signature.

Article 7ter — Marchés et achats

• gré à gré : de 0 à 500 € ;
• trois devis écrits : de 501 € à 25.000 € ;
• appel d'offres ouvert avec procès-verbal d'attribution : au-delà de 25.000 € ;
• tout achat supérieur à 5.000 € requiert la signature conjointe de deux administrateurs [Art. 23 Statuts].

Article 7quater — Audit

Un audit externe par un réviseur d'entreprises agréé est obligatoire si les recettes annuelles dépassent 100.000 € ou si un bailleur l'exige. Le rapport est présenté à l'assemblée générale [Art. 26 Statuts].

Article 7quinquies — Gestion et inventaire des actifs

Tout bien durable (matériel informatique, véhicule, équipement) acquis sur fonds propres ou fonds de projet est inscrit à un registre des immobilisations tenu par le Trésorier, précisant la date d'acquisition, la source de financement, le lieu d'affectation et le responsable désigné. Un inventaire physique est réalisé annuellement. En fin de projet, la destination des actifs financés par un bailleur est déterminée conformément à la convention de financement applicable.

Article 7sexies — Sous-octroi et sous-traitance

Lorsque TUZAFRIKA reverse tout ou partie d'un financement à un partenaire local ou à une organisation tierce pour la mise en œuvre d'une activité, cette relation fait l'objet d'une convention écrite précisant l'objet, le montant, les obligations de rapportage et de justification, ainsi que les clauses de vérification prévues à l'Art. 2 du présent règlement. Le partenaire sous-octroyé s'engage à respecter les principes de la Charte des Compagnons pour la durée de la convention, sans que cela n'emporte adhésion à l'association. TUZAFRIKA demeure seule responsable devant le bailleur de la bonne exécution des fonds sous-octroyés.

Article 8 — Per diem

Les per diem couvrent uniquement les frais réels de mission, sur la base des barèmes de l'Union européenne. Ils ne peuvent générer aucun bénéfice personnel.

Article 9 — Archivage

Les pièces comptables sont conservées sept ans au siège social [Art. 28 Statuts], avec sauvegarde numérique chiffrée. Lorsqu'une convention de financement impose une durée de conservation différente pour les pièces relatives à un projet déterminé, la durée la plus longue entre celle-ci et celle du présent article s'applique.

Titre IV — Présence Active et Sécurité

Article 10 — Devoir de protection (Duty of Care)

En application du Principe 5 (Présence Active) :

• formation HEAT obligatoire avant tout déploiement en zone rouge selon la classification du SPF Affaires étrangères ;
• protocole « Preuve de Vie » activé pour les zones à risque d'enlèvement ;
• assurance soins de santé et rapatriement obligatoire pour tout déplacement international, conformément à l'article 12ter du présent ROI.

Article 11 — RGPD et cybersécurité

• traitement des données conforme au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018 ; un délégué à la protection des données (DPO) est désigné par l'organe d'administration ;
• double authentification obligatoire sur tous les accès cloud de TUZAFRIKA.

Ces mesures protègent la « Parole Tisseuse » visée à l'Art. 6, point 5, des Statuts.

Titre V — Ressources humaines et Compagnons

Article 12 — Recrutement Existence-Utile

• recrutement fondé sur la compétence et l'adhésion à la Charte, sans discrimination ;
• interdiction de tout lien hiérarchique direct entre parents jusqu'au 2e degré ou conjoints, sauf dérogation motivée de l'organe d'administration [Principe 2, Primauté du Nous].

Article 12bis — Droit applicable

Les contrats de travail sont soumis au droit du travail du pays d'exécution. En Belgique : loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.

Article 12ter — Volontariat

Les volontaires sont couverts par la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires. Une assurance responsabilité civile ainsi qu'une assurance soins de santé et rapatriement sont obligatoires pour les missions hors de Belgique. Les volontaires signent la Charte des Compagnons.

Article 13 — Discipline et Pardon

• échelle des sanctions : rappel à l'ordre, suspension, exclusion [Art. 10 Statuts] ;
• toute sanction respecte les droits de la défense et est précédée, pour les litiges internes non pénaux, d'une médiation du Collège des Fondateurs [Art. 31 Statuts], incarnant le Principe 6 (Réalisme du Pardon).

Titre VI — Propriété intellectuelle et Parole Tisseuse

Article 14 — Droits d'auteur

• toutes les productions réalisées pour TUZAFRIKA appartiennent à l'ASBL, dans le cadre de son objet social [Art. 6 Statuts] ;
• TUZAFRIKA privilégie la licence Creative Commons BY-SA pour le partage du savoir, conformément au Principe 7 (Économie du Partage).

Article 15 — Droit à l'image

Un consentement éclairé écrit est obligatoire avant toute captation ou diffusion de l'image d'un bénéficiaire. Pour les mineurs : double consentement, parental et de l'enfant. C'est la « Parole Tisseuse » appliquée.

Article 16 — Identité visuelle

Le logo décrit à l'Art. 2 des Statuts et la charte graphique sont la propriété de TUZAFRIKA ASBL. Tout usage externe est soumis à l'accord écrit du Président. Le logo étant défini dans les statuts, toute modification de celui-ci emporte modification statutaire et relève de l'assemblée générale dans les conditions de quorum et de majorité de l'Art. 15 des Statuts.

Article 17 — Communication et devoir de réserve

• seuls les porte-paroles mandatés par l'organe d'administration [Art. 24 Statuts] s'expriment au nom de TUZAFRIKA ;
• les comptes personnels des Compagnons respectent l'obligation de réserve : aucun propos contraire à la Charte [Principe 3, Parole Tisseuse].

Titre VII — Gouvernance et Nœud des Destins

Article 18 — Organisation collégiale

L'organe d'administration fonctionne de manière collégiale [Art. 20 Statuts]. Les décisions sont prises par consensus ; il est procédé au vote en cas de blocage.

Article 19 — Délégations

Toute délégation de pouvoir [Art. 24 Statuts] est écrite, limitée dans le temps (12 mois au maximum) et dans les montants (10.000 € au maximum), renouvelable par l'organe d'administration.

Article 20 — Collège des Fondateurs

Le rôle consultatif et de médiation du Collège est défini à l'Art. 17 des Statuts. Il veille à la conformité doctrinale de toute décision au « Nous-isme ». Il est saisi automatiquement en cas de crise grave ou sur demande d'un tiers des membres effectifs.

Article 20bis — Conseil Scientifique

Le rôle et la composition du Conseil Scientifique sont définis à l'Art. 17bis des Statuts. Ses membres — philosophes, chercheurs, sociologues, historiens et spécialistes de la paix — sont nommés par l'organe d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Organe consultatif sans pouvoir décisionnel, il rend des avis écrits sur toute question doctrinale soumise par l'organe d'administration ou l'assemblée générale.

Article 20ter — Comité d'Éthique

Le rôle du Comité d'Éthique est défini à l'Art. 17ter des Statuts. Il est composé de trois membres au minimum, dont au moins un membre effectif et une personnalité extérieure à l'association, nommés par l'organe d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Il peut être saisi par tout membre effectif, tout Compagnon ou de sa propre initiative, pour toute question relative à la fidélité de l'enseignement, de la pratique ou de la diffusion du Nous-isme à ses principes fondateurs et à la Charte des Compagnons. Il rend un avis motivé dans un délai de deux mois.

Titre VIII — Dispositions finales

Article 21 — Membres

Rappel de l'Art. 8 des Statuts : seuls les membres effectifs votent. Les membres adhérents signent la Charte mais ne disposent pas du droit de vote.

Article 22 — Cotisations

Les cotisations sont fixées par l'assemblée générale, dans la limite du plafond statutaire de 500 euros par an [Art. 11 Statuts]. Le non-paiement après deux rappels et un délai supplémentaire de 30 jours vaut démission présumée, notifiée par l'organe d'administration [Art. 10 Statuts].

Article 23 — Votes électroniques

Ils sont autorisés selon l'Art. 16 des Statuts, via une plateforme garantissant l'identification des votants et l'horodatage des votes.

Article 24 — Transparence UBO

Le Trésorier procède à l'enregistrement des bénéficiaires effectifs au registre UBO du SPF Finances dans les 30 jours de la constitution, et met les informations à jour dans les 30 jours de toute modification, conformément à l'Art. 28 des Statuts et à la législation en vigueur. La confirmation annuelle du registre est effectuée dans les délais légaux.

Article 25 — Rapport d'impact

En exécution de l'obligation statutaire de redevabilité [Art. 6 Statuts], l'organe d'administration publie chaque année un rapport d'impact mesurant l'Existence-Utile : bénéficiaires touchés, paix tissée, destins noués. Il est présenté à l'assemblée générale avec les comptes annuels [Art. 26 Statuts].

Article 25bis — Cadre de programmation ODD

Le rapport d'impact est établi sur la base du Cadre de programmation et de résultats ODD de l'association, qui décline l'objet social [Art. 6 Statuts] en indicateurs officiels du cadre mondial des ODD et en indicateurs de projet alignés, dans le respect du cadre international défini à l'Art. 5 des Statuts. Ce cadre est adopté et mis à jour par l'organe d'administration ; ses données sont ventilées par sexe, âge et situation de handicap conformément au principe Leave No One Behind.

Article 26 — Engagement écologique

En application de l'engagement transversal genre-climat inscrit à l'Art. 6 des Statuts, TUZAFRIKA compense l'empreinte carbone de ses missions et privilégie les fournisseurs locaux et circulaires, en cohérence avec le Principe 8 (Nœud des Destins) : la Terre est notre frontière commune.

Article 27 — Adoption et révision

Le présent ROI est adopté par l'assemblée générale [Art. 13 Statuts]. Toute révision requiert la majorité simple de l'assemblée générale [Art. 15 Statuts]. Il entre en vigueur le 25 mai 2025.